Bestillingsvilkår

Du kan avbestille eller endre individuelle reservasjoner (opptil 5 rom) frem til kl. 15.00 dagen før planlagt ankomstdato. Etter dette tidspunktet kan du ikke endre eller avbestille reservasjonen. Kompensasjon for rom som ikke benyttes, beregnes i henhold til følgende praksis (gjelder for individuelle gjester):

A) Standard grunnregel

Ved “no-show” vil gjesten bli belastet rommets pris for én dag.

B) Sen avbestilling

Ved avbestilling av romreservasjon senere enn kl. 15.00 én dag før planlagt ankomstdato, og dersom rommet ikke kan leies ut til en annen gjest, vil gjesten som opprinnelig bestilte rommet bli belastet prisen for rommet for én dag.

Alle endringer og avbestillinger må gjøres ved å sende en e-post til Citybox Hotels eller via “Min side” som Citybox-venn.

For gruppereservasjoner (flere enn 5 rom) gjelder andre vilkår. Ta kontakt med oss hvis du trenger mer informasjon.

C) Bestillinger som ikke kan refunderes

Forhåndsbetalte bestillinger refunderes ikke, uansett om du avbestiller bestillingen eller ikke.

Avtaler om reservasjon av hotellrom er bindende for begge parter.

Gjestene er forpliktet til å oppgi korrekt kontaktinformasjon ved bestilling.

Det er ikke tillatt å gi nøkkelkort til andre enn den eller de som er registrert som gjest(er) på rommet. Maksimalt tillatt antall gjester per rom er 1 i enkeltrom, 2 i dobbeltrom og 4 i familierom.

Under oppholdet er gjestene forpliktet til å overholde hotellets og myndighetenes regler og bestemmelser.

Hotellets gjester og andre som besøker hotellet må ikke utsette andre hotellgjester eller personer som bor i nærheten for forstyrrelser, uro eller fare.

Hotellgjester er juridisk og økonomisk ansvarlige for skader de, med eller uten forsett, måtte påføre hotellet eller skade de måtte påføre tredjepart, inkludert, men ikke begrenset til, ødeleggelse av eiendom eller fjerning av eiendom fra hotellet uten tillatelse. Vi forbeholder oss retten til å belaste bedriftens og/eller gjestens kortgaranti for å dekke slike skader.

Kjæledyr er tillatt på hotellet (på forespørsel!) mot et pristillegg på , pristillegget varierer fra hotell til hotell.

Røyking er ikke tillatt på hotellet. Røyking på rommene eller i gangene vil utløse brannalarmen. Alle kostnader knyttet til en slik utløsning av brannalarmen vil bli belastet personen(e) som utløste alarmen eller kontaktpersonen knyttet til bestillingen av rommet. Dette gjelder også e-sigaretter og vapes. Røyking medfører utkastelse og bøter, og beløpet varierer fra hotell til hotell.

Fotolegitimasjon må fremvises ved innsjekking på forespørsel. Mindreårige under 18 år har ikke adgang til Citybox Hotels uten å være i følge med voksne.

Gjester som ikke overholder disse forpliktelsene, kan bortvises fra hotellet uten krav på noen form for kompensasjon. Hotellet har rett til å nekte bestillinger som de anser som upassende, og dette inkluderer også det vi anser som upassende oppførsel overfor personalet.

Dersom hotellet, av årsaker som ligger utenfor hotellets kontroll, ikke er i stand til å tilby gjesten et rom som allerede er bestilt og betalt, har hotellet rett til å tilby gjesten(e) overnatting på et annet lokalt hotell uten ekstra kostnad. Hotellet er forpliktet til å informere den aktuelle gjesten om slike endringer og arrangementer uten forsinkelse.

Rengjøring utføres etter utsjekking og ved lengre opphold. Ekstra rengjøring kan bestilles mot en liten avgift. Kontakt vertskontoret for mer informasjon.

I henhold til lokal lovgivning er hotellet ansvarlig for sine gjester og deres eiendeler, men kun i den grad eventuelle skader skyldes forsettlige handlinger eller uaktsomhet fra hotellets ansatte. Dersom en gjest ønsker å påberope seg slik forsett eller uaktsomhet fra hotellets ansatte, må gjesten bevise dette i hvert enkelt tilfelle.

Dersom en gjest ønsker at hotellet skal påta seg et større ansvar for verdigjenstander, kan gjesten be om at hotellet tar imot verdigjenstander til oppbevaring. Hotellet har rett til å avslå en slik forespørsel.

1. Innledning

Vi i Citybox AS behandler dine personopplysninger på mange måter, for eksempel når du bestiller tjenester fra oss, bor på hotellene våre, bruker tjenester vi tilbyr og i enkelte andre situasjoner. Vår personvernerklæring gir deg mer informasjon om hvordan vi behandler personopplysningene dine. Her finner du også kontaktinformasjon hvis du har spørsmål eller ønsker å se hvilke opplysninger vi har om deg.

Vi behandler personopplysningene dine i samsvar med gjeldende norsk personopplysningslovgivning, inkludert GDPR (General Data Protection Regulation).

2. Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger

Vårt selskap, Citybox AS (org. nr. 989551752), er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i våre sentraliserte systemer for booking, fakturering og hotelladministrasjon. Når du bestiller et rom, overnatter eller betaler hos oss, er Citybox AS behandlingsansvarlig.

Citybox AS (org. nr. 989551752) er behandlingsansvarlig for vår nettside. Citybox AS er også behandlingsansvarlig for vår markedsføring og utsendelse av e-post til våre kunder og kontakter og annen digital markedsføring.

3. Behandling av personopplysninger i forbindelse med bestilling og hotellopphold

I forbindelse med bestillinger foretatt av deg eller av andre på dine vegne, behandler vi de personopplysningene vi trenger for å oppfylle avtalen om bestilling og kjøp av tjenester. Dette er opplysninger som du har gitt oss direkte eller via reise- eller andre agenter. Vi behandler for eksempel opplysninger om din identitet, dine kontaktopplysninger og dine betalingsopplysninger. I visse tilfeller lagrer vi passnummeret ditt. Vi behandler også annen informasjon du kan ha gitt oss som er relevant for oppholdet ditt hos oss. Dette kan være informasjon om allergier eller spesielle ønsker for oppholdet. Vi registrerer alle kjøp og bestillinger du gjør hos oss, for eksempel spatjenester, restaurantbesøk, romservice osv. for å kunne levere slike tjenester og for at du skal kunne betale for dem.

Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle bestillingsavtalen med deg, og så langt det er pålagt oss i henhold til gjeldende lovgivning eller myndighetskrav.

Vi loggfører bruk av nøkkelkort på våre hoteller. Dette gjør vi for å bekjempe og oppklare kriminalitet og av sikkerhetshensyn, inkludert brannsikkerhet. Vi lagrer loggene våre i 21 dager.

4. Behandling av personopplysninger for utvikling, feilsøking og sikkerhet

Vi behandler opplysninger, inkludert personopplysninger, for å kunne feilsøke eller rette feil, for å forbedre tjenestene våre og teknologien vi bruker, og for å analysere bruk og brukeratferd. Vi vil også behandle personopplysninger for å verifisere identiteten din, herunder verifisere identiteten din i forbindelse med din bruk av våre digitale tjenester.

Så langt det er mulig anonymiserer vi data eller lager statistikk, men vi vil også måtte behandle personopplysninger for utviklings-, feilsøkings-, statistikk- og sikkerhetsformål.

5. Annen behandling av personopplysninger

I forbindelse med konkurranser eller andre aktiviteter som du kan delta i, vil vi behandle personopplysninger som navn og kontaktinformasjon når dette er nødvendig, f.eks. for å registrere deltakere og deretter trekke en eller flere vinnere. Så langt det er mulig, vil vi informere deg spesifikt om dette når du deltar i konkurranser eller andre aktiviteter.

Hvis du kontakter vår kundeservice eller på annen måte henvender deg til oss med en forespørsel, vil vi behandle de personopplysningene du oppgir i den grad det er nødvendig for å besvare og loggføre henvendelsen din. Utgangspunktet for dette vil være berettigede interesser eller for å oppfylle avtaler med deg eller besvare dine henvendelser.

Utover den behandlingen som er beskrevet i vår personvernerklæring eller basert på ditt samtykke, må eller kan vi i visse tilfeller behandle personopplysninger når dette er pålagt oss eller tillatt etter gjeldende lovgivning, herunder personopplysningsloven og GDPR, eller etter gjeldende pålegg fra myndigheter eller domstoler.

6. Behandling av personopplysninger knyttet til våre leverandører, forretningskunder og forretningsforbindelser

Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner utpekt av våre leverandører, forretningskunder, samarbeidspartnere, deltakere på arrangementer rettet mot næringslivet og andre personer som opptrer i en forretningsmessig rolle. Dette gjør vi for å kunne arbeide effektivt, inngå og håndheve kontrakter, rekruttere medarbeidere, administrere virksomheten vår og utvikle vårt forretningsmessige og profesjonelle nettverk. Slike opplysninger omfatter typisk navn, kontaktinformasjon, stilling, virksomhet, kompetanse, kommersielle interesser og deltakelse i våre arrangementer for næringslivet eller tidligere interesse for oss og våre ansatte.

Vi lagrer slike opplysninger så lenge vi anser at personen er en av våre forretningskontakter.

Utgangspunktet for dette er våre berettigede interesser.

7. Utlevering av personopplysninger og obligatorisk behandling

Vi utleverer ikke personopplysningene dine til tredjeparter med mindre du har samtykket til dette eller med mindre gjeldende lovgivning, herunder personopplysningsloven og GDPR, eller et gyldig pålegg fra myndighetene eller domstolene tillater eller tvinger oss til å gjøre det.

For ordens skyld gjør vi oppmerksom på at vår bruk av behandlingsansvarlige til å behandle opplysninger på våre vegne ikke utgjør en utlevering av opplysninger.

8. Innsamling av personopplysninger fra andre

For å sikre at vi har korrekte opplysninger om deg, kan vi komme til å kontrollere opplysningene dine mot andre kilder, for eksempel telefonkataloger, offentlige registre og lignende. I noen tilfeller kan det være aktuelt å kredittsjekke kundene våre, noe som innebærer innhenting av kredittopplysninger fra andre kilder. Vi innhenter demografiske opplysninger som alder, kjønn og språk fra andre kilder. Vi innhenter opplysninger fra våre samarbeidspartnere og andre deler av konsernet vårt, der dette er lovlig og nødvendig for å levere tjenester og kommunikasjon til deg.

9. Dine rettigheter

Som person har du en rekke rettigheter i henhold til personopplysningsforskriften.

Du har rett til å se opplysningene dine og til å korrigere eller slette personopplysninger om deg selv som vi behandler. Du har også rett til å be om begrenset behandling, til å komme med innsigelser mot behandlingen og til å be om rett til dataportabilitet.

Hvis du ønsker å bruke din rett til innsyn i vår behandling av dine personopplysninger, eller hvis du har andre spørsmål, er du velkommen til å kontakte oss på e-post gdpr@cityboxhotels.com. Vi vil besvare henvendelsen din så snart som mulig og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg benytte deg av rettighetene dine hos oss. Vi må gjøre dette for å sikre at vi kun gir tilgang til personopplysningene dine til deg – og ikke til noen som utgir seg for å være deg.

10. Personvernombud

Vi har et eget personvernombud i Citybox AS. Personvernombudet er ansvarlig for alle våre selskaper og for alle personopplysninger vi behandler i de landene vi er etablert.

Personvernombudet er vårt kontaktpunkt med Datatilsynet.

Vårt personvernombud gir Citybox AS, våre databehandlere og våre ansatte råd og veiledning om behandling av personopplysninger og reglene som regulerer dette. Personvernombudets oppgave er å overvåke at vi overholder personopplysningsreglene og våre interne retningslinjer.

Personvernombudet kan også hjelpe deg med å hevde dine rettigheter overfor oss, eller hjelpe deg med å få svar på spørsmål om personopplysningene vi har om deg.

Du kan kontakte vårt personvernombud på gdpr@cityboxhotels.com.

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer overens med det vi har beskrevet her eller på annen måte bryter med personopplysningslovgivningen, kan du alternativt klage til Datatilsynet eller tilsynsmyndigheten i det landet der du bor på hotell. Du finner informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet på Datatilsynets hjemmeside Comhaltaí | European Data Protection Board (europa.eu).

11. Bruk av databehandler.

Vi bruker flere databehandlere for å kunne levere tjenestene våre til deg. Vår største databehandler er vårt bookingsystem Visbook AS.

12. Informasjonskapsler/informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å forbedre brukeropplevelsen av nettstedet vårt.

En informasjonskapsel er en liten tekstbasert datafil som lagres i utstyret ditt (smarttelefon, datamaskin eller for eksempel nettbrett). Informasjonskapsler bidrar til å gjenkjenne hva slags innhold og hvilke sider som besøkes på nettstedet vårt. Informasjon som lagres ved hjelp av en informasjonskapsel kan omfatte hvordan du bruker nettstedet, hvilken type nettleser du bruker og hvilke sider du har besøkt.

En permanent informasjonskapsel blir liggende på utstyret ditt i en bestemt periode. En øktinformasjonskapsel lagres midlertidig i utstyrets minne mens du besøker nettstedet vårt. Øktinformasjonskapselen forsvinner når du lukker nettleseren. Vi bruker både permanente informasjonskapsler og øktinformasjonskapsler. Citybox AS kan også bruke tredjeparts informasjonskapsler.

Hvis du ikke ønsker at nettstedet vårt skal lagre informasjonskapsler på utstyret ditt, kan du slå av bruken av informasjonskapsler i nettleseren din. Hvis du slår av informasjonskapsler, vil funksjonaliteten på nettstedet bli redusert.

13. Endringer i personvernerklæringen eller i behandlingen

Vi arbeider kontinuerlig med å utvikle og forbedre våre tjenester for våre kunder. Dette kan endre måten eller omfanget av vår behandling av personopplysninger. Informasjonen vi gir i denne personvernerklæringen vil derfor bli tilpasset og oppdatert med jevne mellomrom. Vi vil også endre personvernerklæringen når nye regler eller myndighetspraksis gjør dette nødvendig.